各市科技局、省直有关部门、各项目管理专业机构：
为贯彻落实省政府《山西省深化省级财政科技计划（专项、基金等）管理改革方案》，规范项目管理专业机构，我们制定了《山西省省级财政科技计划（专项、基金等）项目管理专业机构管理暂行规定》，经厅际联席会审定并经法制办审查通过，现正式印发，请认真执行。
山西省省级财政科技计划（专项、基金等）
项目管理专业机构管理暂行规定
第一章 总则
第一条 根据《山西省深化省级财政科技计划（专项、基金等）管理改革方案》（晋政发〔2015〕35号）、《山西省科技计划（专项、基金等）管理办法》及《山西省科技计划（专项、基金等）项目管理专业机构遴选原则及标准》，制定本办法。
第二条 本办法所称山西省科技计划（专项、基金等）项目管理专业机构（以下简称“专业机构”）是指经山西省科技计划（专项、基金等）管理厅际联席会议（以下简称“厅际联席会议”）审议确定的，具有独立法人资格，具备完善法人治理结构和相关科技领域项目管理能力，承担山西省科技计划（专项、基金等）项目（以下简称“项目”）管理工作的科研管理类事业单位或社会化科技服务机构。
第三条 山西省科技计划（专项、基金等）厅际联席会议负责专业机构的遴选和择优审定。
第四条 省科技厅会同省财政厅、省发改委结合我省科技发展需求对专业机构的建设和发展进行统筹布局。省科技厅、省财政厅对专业机构的履职尽责情况等统一组织评估评价和监督检查。各相关部门应加强对专业机构的宏观业务指导和监管。在专业机构管理任务组织实施和科技成果转化应用中积极发挥协调作用，并提供相关条件保障。
第五条 专业机构依据国家和省有关规定和管理任务委托协议，独立行使权利、履行有关职责，对实现任务目标负责。
第六条 专业机构按照有关规定向任务委托单位提出管理费用需求，任务委托单位根据委托任务量和监督评估等情况提出审核意见,并向省财政厅报送管理费预算申请。任务委托单位以政府购买服务的形式下达专业机构管理费。
第二章 专业机构的职责与任务
第七条 专业机构主要从事科研项目管理工作，不承担科研研发任务，其主要职责和工作任务包括:
（一）制定所承担任务的管理工作方案，编制经费概算;
（二）参与编制科技计划（专项、基金等）年度指南;
（三）受理项目申请，组织项目评审，遴选承担单位，根据专家评审结果形成项目（资金）安排建议;
（四）开展项目过程管理，对项目任务实施和经费进行动态监督、评估和管理；对参与项目立项、过程管理和验收等咨询评审专家履职尽责情况进行监督；落实科技报告制度，加强知识产权、科研信用等管理；
（五）组织提交科技报告、项目验收及后续管理，开展项目
成果汇交，对项目相关材料、物品等进行归档；跟踪项目验收后的成果转化等后续工作;
（六）在任务委托期间，出现重大变化导致任务无法正常实施时，及时向厅际联席会议办公室和任务委托单位报告，提出调整或终止建议;
（七）开展相关科技领域动态调研和发展战略研究，提出科技发展建议，并围绕所承担的管理任务协调与科研人员、公众及媒体的关系，组织项目管理、技术研发、科普等相关研讨和培训工作;开展与国家、其他省份相应科技计划项目、机构的交流和对接；为各项目之间的交流、研讨和合作提供便利和帮助；开展促进技术成果转化的相关活动；积极鼓励和引导省外、国外研发机构参与承担省科技计划项目；
（八）委托协议中约定的其他事项。
第三章 专业机构的申请与受理
第八条 申请专业机构须满足以下条件:
（一）组织结构。具有独立法人资格的科研管理类事业单位或其他社会化科技服务机构。具有健全的项目管理、行政、监督和财务等部门。
（二）治理结构。专业机构建有含任务委托单位、专业机构、相关专家、法律顾问及项目承担单位人员在内的理事会、监事会。理事会、监事会，应兼顾代表性和工作效率，合理确定成员构成和规模，成员不得交叉。理事会负责对项目管理相关重大事项进行决策，处理项目管理中的重大争议;监事会负责监督理事会和项目管理人员的履职尽责情况。
（三）管理制度。具有较为完善的项目管理、质量控制、风险控制、知识产权、信用管理、保密及档案管理等制度，实行不相容岗位分离和全程留痕管理，建立内部决策、执行和监督相互制约、协调机制。
（四）管理能力。具有满足项目管理要求的相对稳定、结构合理且素质较高的专业化管理队伍;在相关科技领域具备较强的业务管理能力、组织协调能力及丰富的项目管理经验;具备对科研项目经费预算的全过程管理和监督的能力，精通有关财政科研经费管理和财政预算管理要求，具有规范的项目经费管理程序。
（五）管理条件。具有稳定办公场所和较完备的办公系统，以及与山西省科技计划管理信息平台相衔接的项目管理平台，定期对管理人员进行专业化培训。
（六）社会信誉。科技管理表现良好、运作规范，无违纪违法等不良记录。
第九条 根据专业机构的标准要求，符合条件的科研管理类事业单位或社会化科技服务机构经相关部门推荐提出申请，填写《山西省科技计划（专项、基金等）项目管理专业机构申请书》。
第十条 厅际联席会议办公室对申请单位的材料进行审查，并经专家评审和现场考察后，办公室根据专家评审意见提出备选名单，提交战略咨询与综合评审委员会进行论证。通过审查论证的申请单位，报厅际联席会议审定。
第四章 专业机构的改建与任务委托
第十一条 备选目录清单中的专业机构按照经战略咨询与综合评审委员会咨询论证后的改建方案及时启动各项改建工作。在过渡期结束时，专业机构全面完成改建任务，具有完善的法人治理结构、健全的机构设置、完善的规章制度、高素质的科研管理团队和相关领域专业化项目管理能力等。
第十二条 根据专业机构提交的管理任务申请，厅际联席会议办公室结合任务特点和管理要求，对专业机构的项目管理业绩、任务饱和程度、工作延续性以及管理工作方案可行性等进行综合评议，择优推荐拟承担管理任务的专业机构，并提交厅际联席会议审议。
第十三条 厅际联席会议审议批准后，任务委托单位和部门与专业机构签订任务委托协议并向厅际联席会议管理办公室备案，明确相关方职责、权利和义务。
第五章 专业机构的运行规范
第十四条 专业机构按照《山西省科技计划（专项、基金等）管理办法》及各类科技计划（专项、基金等）的相关规定、办法开展项目管理。
第十五条 专业机构通过山西省科技计划管理信息平台受理项目申请，组织项目形式审查、专家评审、现场考察、过程管理、结题验收等管理工作。
第十六条 根据《山西省科技专家库管理办法》，凡纳入山西省科技计划管理信息平台进行管理的各类省级科技计划项目立项评审、评估、科技计划实施方案和指南编制、监督和评估、结题验收等各项活动所需专家，均从专家库中产生。专家选取条件设定、选取与通知、轮换与回避、使用记录等，严格按照《山西省科技专家库管理办法》及有关规定执行。
第十七条 专业机构项目管理人员在进行项目评审和全过程管理中，应签署专业机构管理人员承诺书，回避利益相关方。
第十八条 专业机构实行年度报告和重大事项报告制度。每年12月25日前按相关要求向厅际联席会议办公室报送《专业机构年度工作报告》，主要包括机构运行、履职尽责、项目管理情况以及所管理项目实施效果的监督检查结果等。专业机构法人代表变更或机构合并、重组、撤销等重大事项，应事先报告。
第十九条 专业机构按照科技报告制度相关要求，组织、督促项目承担单位按规定提交科技报告，并将实施科技报告提交和共享情况作为项目结题验收和对其后续获得支持的重要依据。
第二十条 专业机构实行信息公开制度。在项目管理过程中，除涉密或法律法规另有规定外，应按照规定对项目管理负责
人、管理人员、项目评审流程、评审专家、立项信息、资金安排、
验收结果以及监督评估结果等予以公开，接受社会监督。
第二十一条 专业机构建立项目人员管理制度，可设置流动岗位，选用高水平专家参与项目管理。加强与社会化科技服务机构、社会团体的合作。定期或不定期组织对相关人员的能力培训，建立高水平的专业化项目管理团队。
第二十二条 专业机构人员在开展项目管理过程中，要严格遵照有关法律、法规及相关规章制度的要求，严禁以下行为:
（一）承担或参与省科技计划（专项、基金等）项目研究（不包括软科学计划项目）；
（二）在项目承担单位兼职，并领取报酬;
（三）作为专家参与所管理的项目评审、验收工作并领取报酬和各种费用;
（四）受评审利益和相关方委托向评审专家输送利益，或干预项目评审或向评审专家施加倾向性影响;
（五）参与省科技计划（专项、基金等）项目研究论文、著作、专利等署名，作为科技奖励的候选人参与评奖;
（六）擅自泄露管理过程中需保密的专家名单、专家意见、评审结论、立项安排等相关信息；
（七）领取省科技计划（专项、基金等）项目研究的评审费、劳务费，索取或者接受项目承担单位的宴请、礼品、礼金、有价证券、支付凭证、娱乐健身活动等;
（八）索取、接受或者以借为名占用项目管理对象以及其他
与行使职权有关系的单位或者个人的财物;
（九）利用从事项目管理工作之便谋取不正当利益。
第六章 专业机构的保密管理
第二十三条 专业机构项目管理中的保密工作接受山西省科学技术保密办公室的指导、监督。相关部门和专业机构按权限确定、调整保密事项，涉密项目的密级和保密期限。
第二十四条 专业机构必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《科学技术保密规定》等相关保密法律法规，负责所承担管理任务的保密工作。
第二十五条 专业机构实行保密管理责任人制度，建立层次清晰、职责明确的保密工作责任体系，确保项目管理保密工作责任落实到人；坚持先审后用的用人机制，保证涉密岗位工作人员政治可靠、业务素质好，熟知相关保密法律、法规及有关的规章制度。涉密工作人员调动工作或离休、退休时，应办理文件移交手续。任何个人不得私自保存或者销毁秘密文件资料。
第二十六条 专业机构所管理的涉密项目要严格按照相关科学技术保密要求的程序和标准进行，评审时要与相关评审专家签订保密责任书;举办会议或者其他活动时要采取相应的保密措施;任务书签署时要与项目责任主体签订保密协议书;项目年度执行情况报告应单独说明项目保密情况;验收时应将项目保密工作列为验收内容。
第二十七条 相关部门授权专业机构使用、保管的涉密文件、资料，未经批准，不得提供给其他单位和个人。外单位向专业机构借阅、索取或抄录秘密文件资料时，应备有正式公函，并按程序报批。
第二十八条 专业机构利用相关网络、媒体等对机构自身或所管理的任务进行宣传时，不得涉及保密事项。
第二十九条 专业机构发现泄密或者可能发生泄密的，应立即采取补救措施，并按规定及时向保密行政管理部门和上级主管部门报告。
第三十条 专业机构应加强保密宣传、教育和培训工作。对相关工作人员定期组织开展保密形势、保密法律法规、保密技术防范等方面的教育培训。
第七章 专业机构的档案管理
第三十一条 专业机构在承担管理任务期间，负责相关项目的档案管理工作，按照集中统一管理的原则，建立完善项目管理档案制度，对项目管理过程进行全程完整记录，保留相应过程管理会议纪要、文件资料等。
第三十二条 专业机构所管理的项目档案应当完整、真实、准确、安全，在其所承担的管理任务验收后，应按有关规定进行管理并及时向相关部门移交档案。
第三十三条 专业机构要建立层次清晰、职责明确的档案管
理责任体系，确保档案管理工作责任落实到人。相关工作人员在工作调离时，须交清应归档的文件材料或借阅的档案，不得擅自留存或处理。
第三十四条 专业机构在项目组织实施过程中，应按有关规定和标准规范，形成、收集、整理各种形式和载体的档案，任何人不得拒绝归档或者据为己有。
第三十五条 专业机构应采取相应的防护措施，确保档案保管、保护条件满足规范要求，积极开展档案信息化建设，提高档案现代化管理水平。
第八章 专业机构的监督评估
第三十六条 省科技厅、省财政厅会同有关部门对专业机构履职尽责情况等组织评估评价和监督检查。
第三十七条 对专业机构的监督和评估主要采取日常检查、专项检查、专项审计、绩效评估评价等方式。在监督评估的基础上，对专业机构进行动态调整。
日常检查重点是对专业机构项目管理情况进行监管。任务委托方应与专业机构定期召开例会，专业机构应定期向任务委托方提交工作报告。
专项检查重点是对专业机构落实法人责任情况，内部控制机
制和管理制度的进度及执行情况、执行有关财政法律、法规情况
以及项目管理的科学性、规范性进行检查。
专项审计重点是对专业机构管理经费使用合法性、合规性和合理性以及内部管理有效性进行审计。一般委托具备条件的机构开展。
绩效评估评价重点是对专业机构履职尽责情况及其负责管理的项目实施绩效进行评估评价，一般通过公开竞争等方式择优委托第三方机构开展。
第三十八条 专业机构的监督评估情况纳入科研信用体系，及时、客观记录专业机构的严重失信行为，建立健全守信激励和失信惩戒机制。专业机构的信用等级和监督评估结果作为专业机构遴选和动态调整、财政支持的重要依据。同等条件下，优先遴选评估结果好的专业机构承担管理任务;对于连续实施的专项任务，可定向委托此类机构继续承担管理工作。
第三十九条 专业机构违反相关管理规定，在管理工作中存在弄虚作假、管理混乱或发生重大事项未及时报告等影响管理工作正常开展的，对其提出整改意见并监督其整改。
第四十条 需整改的专业机构经整改后仍未达到要求的，或因重大管理过失造成严重损失的，存在泄露国家秘密、不按委托协议和相关规定进行管理等行为产生恶劣影响的，经厅际联席会议审议后，取消其项目管理资格。
第四十一条 专业机构合并重组或更名后，根据评估意见重
新办理相关手续；不再作为独立法人单位存在或不具备继续履行
项目管理条件的，经厅际联席会议审议，取消其项目管理资格。
第四十二条 被取消项目管理资格的专业机构应按规定向重新确定的专业机构移交工作。
第四十三条 专业机构应根据有关规定建立公众参与监督机制，受理各方对专业机构的投诉举报，并按有关规定登记、分类处理和反馈，向社会公开专业机构监督评估结果及其应用情况，接受社会监督。
第四十四条 专业机构应建立问责机制和责任倒查机制。专业机构工作人员在项目管理过程中存在严重失职、不按有关规定管理，将追究相关责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第九章 附则
第四十五条 本规定自发布之日起试行。
